Hóa đơn nói chung hay hóa đơn điện tử nói riêng bao gồm rất nhiều vấn đề cần quan tâm như sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Quy trình làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gồm bao nhiêu bước?… Để hiểu rõ tính hợp pháp của mỗi hóa đơn, xem hóa đơn đó có sai sót hay không, kế toán cần nắm rõ cách tra cứu hóa đơn. Sau đây, mời quý bạn đọc theo dõi các bước tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Tra cứu hoá đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế (TCT) được sử dụng trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 (hai) ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
Trường hợp 2: Khi hạch toán, kê khai hoá đơn kế toán DN cần xác nhận tính hợp pháp, hợp hệ của hoá đơn.
Chi tiết hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa đơn điện tử thật giả các bạn thực hiện theo 03 (ba) bước sau đây:
Bước 1: Kế toán thực hiện truy cập theo đường dẫn: tracuuhoadon.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế. Cổng thông tin này cung cấp các thông tin giúp người nộp thuế, các tổ chức, cá nhân liên quan có thể tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai gồm:
– Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai;
– Thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn
– Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của doanh nghiệp ngừng hoạt động, đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền).
Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”
Các bạn chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn (Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu) để có thể tải file lên hệ thống.
Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Lưu ý:
– Số hóa đơn ở đây là tổng số hóa đơn đã phát hành chứ không phải số hóa đơn điện tại.
– Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.
Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có dễ dàng đối với doanh nghiệp?
Quy trình nộp báo cáo thuế qua mạng được thực hiện như thế nào?
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn điện tử
Sau khi kế toán điền đầy đủ các thông tin như Mã số thuế người bán, Mẫu số, Ký hiệu, số hóa đơn,… và ấn vào “Tìm kiếm” kết quả được hiển thị trên màn hình.
Kết quả tra cứu hóa đơn điện tử sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin về: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ, Thông tin hóa đơn, mẫu số, ký hiệu,…
Nếu tra cứu thiếu một trong hai thông tin là Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc thông tin hóa đơn thì hóa đơn điện tử các bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể trường hợp đó doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin.
Nếu gặp phải trường hợp như vậy, kế toán cần thực hiện lần lượt như sau:
– Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan thuế chấp nhận.
– Hoặc có thể vì lý do khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Coccoc,… khi đó kế toán hãy thử mở lại và tra cứu thông tin hóa đơn bằng trình duyệt Internet Explorer.
Đối với trường hợp kế toán thực hiện tra cứu hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Cục thuế, Chi cục Thuế thì thông tin sẽ chỉ hiện thông tin của doanh nghiệp mua hóa đơn mà không có thông tin hóa đơn. Thông tin của bên bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp.
