Trước bối cảnh hội nhập kinh tế ngày càng mạnh mẽ và sâu rộng, việc doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử là một xu thế tất yếu để góp phần giảm thiểu các thủ tục giấy tờ, tiết kiệm chi phí cũng như đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính. Thực tế việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn tồn tại một số khó khăn từ nhận thức của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? DN cần đáp ứng điều kiện gì để sử dụng hóa đơn điện tử? Quy định về hóa đơn điện tử là gì?… Bài viết này sẽ giúp DN phân tích các khó khăn và thuận lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ giảm tới 70% quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan tới hóa đơn, tiết kiệm chi phí cho mỗi hóa đơn. Đồng thời, DN sẽ không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực cho CQT, hạn chế và ngăn ngừa tình trạng giả mạo hóa đơn.
Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại là rất dễ nhìn thấy, thế nhưng, việc triển khai hóa đơn điện tử vẫn vấp phải một số khó khăn vì thiếu cơ sở pháp lý. Pháp luật hiện hành mới chỉ quy định hóa đơn điện tử là một trong ba hình thức hóa đơn hợp pháp và Nhà nước khuyến khích sử dụng mà chưa quy định bắt buộc sử dụng loại hóa đơn này. Doanh nghiệp cần có cơ sở pháp lý để bảo đảm nghĩa vụ là áp dụng hóa đơn điện tử khi có đủ điều kiện cần thiết.
Tuy nhiên, mục tiêu tới 2020, 90% doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử liệu có khả thi hay không vẫn là băn khoăn của rất nhiều chuyên gia. Để thực hiện được những mục tiêu này, cần có đánh giá toàn diện và kỹ càng hơn về việc sử dụng hóa đơn điện tử ở các doanh nghiệp. Đó sẽ là căn cứ để đưa ra lộ trình cũng như xác định các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Với đa số doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ như hiện nay, việc tiếp cận, đầu tư và nâng cấp hệ thống trang thiết bị máy móc, kết nối mạng và các phần mềm chuyên dụng không hề dễ dàng. Doanh nghiệp phải đầu tư hạ tầng và bố trí nhân lực để vận hành hệ thống, do đó cần tính toán kỹ để tạo điều kiện khi áp dụng hóa đơn điện tử.
Tâm lý của cộng đồng doanh nghiệp và khách hàng khi mua bán vẫn muốn cầm tờ hóa đơn có thực trong tay chứ không phải được lưu trữ trên mạng càng khiến mục tiêu sử dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc trở nên khó khăn.
Khó khăn là vậy nhưng lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cũng không hề nhỏ. Những năm gần đây, hóa đơn điện tử đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì có rất nhiều tiện ích như rút ngắn chu trình quản lý hóa đơn từ khi khởi tạo đến khi gửi cho khách hàng; đơn giản thủ tục hành chính trong quản lý, phát hành hóa đơn; giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… so với sử dụng hóa đơn giấy. Do đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng cường năng lực cạnh tranh.
Quy trình nộp báo cáo thuế qua mạng được thực hiện như thế nào?
Sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy song song được không?
Sử dụng hóa đơn điện tử rất thuận lợi cho công tác quản lý do tập trung tất cả dữ liệu giao dịch trên một máy tính, vì vậy các dữ liệu có thể được dễ dàng tìm thấy và xử lý nhanh chóng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu; quản trị kinh doanh của doanh nghiệp; kê khai, nộp thuế vì thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp.
Thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng đến địa chỉ của khách hàng nên có thể truy cập, tra cứu để tải hóa đơn điện tử về vào bất cứ thời điểm nào. Khách hàng có thể nhận được hóa đơn bất kể khi nào và ở đâu. Khách hàng không cần lo lắng về rủi ro trong việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, tránh được việc thất lạc hóa đơn hoặc làm rách hóa đơn. Đối với khách hàng là doanh nghiệp, hóa đơn điện tử còn hỗ trợ công tác quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, có thể tra cứu hóa đơn, thanh toán tiền, kê khai thuế nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện.
